Communication aux actionnaires de SA des documents préalables à l’assemblée générale

Les modalités de communication des informations aux actionnaires de sociétés anonymes (SA) préalablement à la tenue des assemblées générales sont simplifiées et modernisées.

Rappelons qu’avant la tenue d’une assemblée générale, les actionnaires de SA (et de sociétés en commandite par actions) ont le droit de prendre connaissance d’un certain nombre de documents, variables selon qu’il s’agit d’une AG ordinaire (ordre du jour, texte des projets de résolution, rapport du conseil d’administration ou du directoire, formulaire de vote par correspondance et documents à y annexer, formulaire de procuration…), d’approbation des comptes (comptes annuels, rapport de gestion, affectations du résultat, rapport des commissaires aux comptes…) ou extraordinaire (rapport des commissaires aux comptes).

Un envoi par courrier ou courriel

À ce titre, à compter de la convocation à l’assemblée générale et jusqu’au 5^e jour (inclus) avant la tenue de celle-ci, les actionnaires peuvent demander à la société de leur envoyer ces documents. Ces derniers pouvant leur être envoyés soit par courrier, à l’adresse qu’ils ont indiquée, soit par courriel. Sachant qu’un envoi par courriel requiert l’accord préalable de l’actionnaire pour les assemblées convoquées jusqu’au 30 juin 2026. Nouveauté, pour celles convoquées à compter du 1^er juillet 2026, cette condition ne sera plus exigée.

Une publication sur internet

Autre nouveauté, depuis le 16 février dernier, la société est en droit de publier sur son site internet l’ensemble des documents dont les actionnaires peuvent demander l’envoi, ce qui la dispense de leur envoi par courrier ou courriel. Il en est de même pour les documents qui doivent accompagner le formulaire de vote par correspondance (notamment le texte des résolutions), ce formulaire devant alors indiquer l’adresse du site internet.

Précision : tout actionnaire peut, jusqu’au 16 février 2028, exiger que ces documents lui soient envoyés par voie postale même s’ils sont publiés sur le site internet de la société. Cette demande doit être formulée par lettre recommandée AR au plus tard 90 jours avant la date de l’avis de convocation à l’assemblée.